Obecnie nikt nie powinien już zadawać sobie pytania o sens zarządzania procesami podatkowymi. Obecnie, pytania sprowadzają się bardziej do skali oraz zakresu sformalizowania wybranych procesów w firmie aniżeli wyboru między ‘mieć a nie mieć’ odpowiednich procedur.
Nie ulega wątpliwości, iż samo podejście do tematu jest w wielu przypadkach wyzwaniem. Ale spokojnie … zacznijmy od początku…
Jestem przekonany, że w wielu biznesach poziom świadomości podatkowej jest wystarczający. Niestety jednak w zbyt wielu z nich jest on ograniczony wyłącznie do wybranych poziomów (szczebli) danej organizacji. W mojej ocenie, w dobie obserwowanych dynamicznych zmian w prawie podatkowym, wielowektorowej praktyki, coraz bardziej precyzyjnych kontroli podatkowych istotnie wzrasta potrzeba zwiększania poziomu świadomości i kształtowania właściwej odpowiedzialności za wkład w rozliczenia podatkowe spółki przez pracowników wszystkich szczebli.
O ile zatem na poziomie działu finansowo-księgowego to w zasadzie dziś jest to już standard, braki zaczynają się uwidaczniać na poziomach operacyjnych, które w dużym stopniu oddziaływają na kluczowe procesy mające swoje odzwierciedlenie również w rozliczeniach podatkowych. Mam tu na myśli takie działy wewnętrzne, które odgrywają istotną rolę w łańcuchu dostaw bądź w przepływie informacji (np. dział sprzedaży, logistyka, magazyn). Z moich obserwacji wynika, że tutaj właśnie do odrobienia jest największa praca domowa w zakresie budowania poczucia współodpowiedzialności i świadomości istnienia potencjalnych ryzyk oraz negatywnych konsekwencji wynikających z ew. nieprawidłowości rozliczeń podatkowych.
Cel jest prosty – zwiększenie efektywności procesów podatkowych, a docelowo – zabezpieczenie spokojnego snu kadrze zarządzającej.
Nie ulega wątpliwości, iż samo podejście do tematu jest w wielu przypadkach wyzwaniem. Ale spokojnie. Zacznijmy od początku…
Nad czym warto się zastanowić?
Zacząłbym od prostego ćwiczenia polegającego na identyfikacji (i docelowo zmapowaniu) istniejących procesów podatkowych i rozmowy z doświadczonym doradcą podatkowym o kierunkach dalszych kroków. Szybka analiza (coś na zasadzie audytu przebiegu procesów podatkowych) powinna dać odpowiedź czy konieczne jest pogłębienie ćwiczenia i docelowe „obudowanie” firmy w niezbędną dokumentację.
Dopiero w kolejnym roku, o ile będzie to możliwe już na tak wczesnym etapie, można byłoby mówić o stworzeniu i stopniowym wdrażaniu przejrzystej metodologii działań i zmian w ramach prowadzonych rozliczeń podatkowych.
Upraszczając nieco omawiane zagadnienie, docelowo wybór może ograniczać się do dwóch podstawowych podejść:
- „Czysta kartka” – czyli zapominamy co i jak było o opracowujemy zupełnie nowe procedury, które będą stosowane od przysłowiowego jutra bez oglądania się na dotychczasowe postępowanie.
lub
- rozbudowujemy to co już mamy – w tym zakresie warto byłoby zidentyfikować dobre praktyki już funkcjonujące w firmie, dołożyć do nich kilka nowych, sprawdzonych rozwiązań z branży i nadanie im formalnego charakteru.
Pierwsze rozwiązanie sprawdzi się tam gdzie albo nic nie mamy albo to co mamy nie nadaje się do pokazania („lepiej zburzyć niż naprawiać”). W każdym innym przypadku wybrałbym druga ścieżkę.
Docelowo chodzi o opracowanie i spisanie kluczowych procedur
W tym zakresie niewątpliwie ważny jest jasny podział kompetencji i obowiązków w zakresie prowadzonych rozliczeń podatkowych,
Obecnie (2020 r.) a nawet w kontekście najbliższego roku lub dwóch, kiedy „źródełko budżetowe” może mieć tendencje do wysychania, najbardziej wartościowe mogą okazać się:
procedura należytej staranności oraz weryfikacji kontrahentów (m.in. w celu ograniczenia ryzyka uwikłania w proceder wyłudzeń VAT)
- procedury związanej z zarządzaniem ryzykiem podatkowym
- przygotowanie procedury związanej z zarządzaniem ryzykiem karnym skarbowym (w szczególności po zwalającej na wyłączeniu lub istotnym ograniczeniu możliwości pociągnięcia do odpowiedzialności kks członków zarządu, którzy zasadniczo nie uczestniczą w rozliczeniach podatkowych spółki oraz zarządzanie ryzykiem odpowiedzialności kks pozostałych pracowników danej organizacji)
- procedury operacyjne związane z kluczowymi procesami podatkowymi lub specyficznymi obowiązkami (np. TP, poboru podatku u źródła, dokumentowania transakcji międzynarodowych)
- procedury związanej z obowiązkami w zakresie MDR
Co możemy zyskać?
Przede wszystkim – zwiększenie bezpieczeństwa podatkowego. Mowa tutaj oczywiście nie tylko o bezpieczeństwie na poziomie samej spółki ale (i być może przede wszystkim) na poziomie członków zarządu i osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe (zaczynając od głównej księgowej, przez dyrektora finansowego, a kończąc na prezesie zarządu).
Jeżeli przy okazji uda się zwiększyć efektywności procesów rozliczeń podatkowych czy ustrukturyzować procesy w spółce – tym lepiej. Doświadczenie pokazuję, że przy okazji tego ćwiczenia często udaje się zidentyfikować obszary nieefektywności i osiągnąć pożądany efekt.
Nie zapominajmy o komforcie pracy i możliwości skoncentrowania się na obszarach, które z biznesowego punktu widzenia prowadzonej działalności są najistotniejsze a mianowicie na rozwoju działalności, rozwoju nowoczesnych technologii, etc. a nie biurokracji.
Po co jeszcze?
Nie trzeba rozglądać się daleko aby zaobserwować, iż brak efektywnej kontroli nad procesem raportowania podatkowego może mieć istotne konsekwencje karne dla kadry zarządzającej, a niedostateczne monitorowanie kluczowych wskaźników podatkowych prowadzić może do obniżenia efektywności finansowej przedsiębiorstwa.
Dokładając do tego:
- dynamiczne zmieniające się otoczenie podatkowe (zmiany samych przepisów ale co równie istotne praktyki podatkowej), które nakierowywane są m.in. na uszczelnianie systemu podatkowego;
- precyzyjnie planowane kontrole podatkowe nakierowane na określone cele.
- rosnący dostęp (i umiejętności) administracji skarbowej do zaawansowanych narzędzi dających możliwość sprawnego poruszania się po systemach informatycznych i szczegółowej analizy rozliczeń przedsiębiorstw.
- zwiększające się zainteresowanie organów podatkowych ustaleniem bezpośredniej odpowiedzialności karnej-skarbowej.
Od czego zacząć?
Tak jak wspominaliśmy powyżej – punktem wyjścia musi być odpowiedni warsztat z wybranymi pracownikami firmy i analiza stanu aktualnego w celu zidentyfikowania obszarów, które można pogrupować jako nieefektowne lub posiadające błędy systemowe lub liki procesowe.
Zasadniczo powinny nas interesować przede wszystkie te, które mogą przyczyniać się do powstania ryzyk podatkowych ale nie możemy zapominać też o tych, które pomimo braku wpływu na podatki obowiązują w spółce (archaizmy, idiotyzmy, sprzeczności) i zbudowanie propozycji zmian w analizowanych procesach.
Jako Twój doradca podatkowy w Poznaniu (i nie tylko) jesteśmy w stanie pomóc w efektywnym wykorzystaniu powyższych informacji w Twoim biznesie ale również kompleksowo wesprzeć Twoją firmę.