Za nami okres świąteczny. Wielu z nas zdecydowało się czy to na organizację spotkania wigilijnego dla pracowników czy też wręczenie upominków dla klientów i pracowników. Fantastyczne inicjatywy, które spotykają się z miłym przyjęciem. Ale jak te wydatki udokumentować, ukosztowić i czy jak rozliczyć VAT? Postaram się podsumować zwięźle te kwestie.
Prezenty a KUP i VAT
Koszty uzyskania przychodów:
Z logo firmy? Z inną formą reklamy lub działań marketingowych? Tak – udokumentujmy wydatki na takie prezenty i upominki i 'ukosztujmy’ je!. Z kolei jeżeli mają inny charakter, w szczególności reprezentacyjny – koszty mogą być podważane.
PIT:
– dla pracowników – zasadniczo będzie to wydatek niezwiązany z działalnością gospodarczą bowiem w większości przypadków korzyści prywatne pracownika przewyższają te po stronie 'fundatora’.
– dla kontrahentów / B2B – nie przekracza 200 PLN? (art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT). A jak przekracza? Uwaga na dodatkowe obowiązki – PIT-8AR.
VAT:
Nieodpłatne przekazanie upominków co do zasady jest opodatkowane VAT. Ale … istotne jest m.in. jaka jest wartość takich upominków oraz cel / charakter takiego przekazania.
Jeżeli jest prezentem o małej wartości (<100 PLN)? Bo przekazujemy na cele związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, prawda? (art. 7 ust. 4 ustawy VAT). W przypadku bowiem działań reklamowych naliczenie VAT w takim przypadku nie będzie konieczne.
Wigilie firmowe:
Wigilie firmowe mają przede wszystkim cel integracyjny oraz – co niemniej ważne – motywacyjny. Spotkania odbywają się w różnorakich miejscach: restauracji, hotelu, „na stoku”. Takie eventy kierowane są nie tylko dla pracowników (na UoP) ale również współpracowników (na B2B) oraz kontrahentów.
Jaka jest praktyka (poniekąd zmienna na przestrzeni lat)?
W przypadku spotkania pracowniczego nie powinno być wątpliwości w zakresie możliwości zaliczenia takich wydatków do KUP. Konieczne jest jednak odpowiednie udokumentowanie.
W przypadku B2B i kontrahentów należy uważać na aspekt reprezentacyjny (a wydatki na reprezentację z założenia nie powinny stanowić KUP[!]). Oczywiście przy zwyczajowym (skromnym) poczęstunku nie powinno być mowy o reprezentacyjnym charakterze tym bardziej że w trakcie takiego spotkania przewidziane były elementy merytoryczne i biznesowe (przemowa, prezentacja, warsztaty) – bez elementów wystawności, okazałości, 'rozrzutności’.
Dla samego pracownika udział w takiej imprezie wigilijnej nie powinniśmy mieć do czynienia z przychodem dla pracownika. Bo z jakim przysporzeniem / korzyścią dla pracownika mielibyśmy tu do czynienia? jeżeli nie jesteśmy w stanie określić indywidualnej wartości takiego przysporzenia – PITu nie musimy naliczać.